FAQ zur Umstellung der Org-IDs

FAQ

Warum funktioniert der Org-ID-Umrechner nur in eine Richtung (alt -> neu) ?

Da im Zuge der Umschlüsselungen auch z.T. Strukturen zusammengeführt wurden (n:1) kann die Eingabe von neuen Org-IDs nicht immer eindeutig auf nur eine alte Schlüsselnummer bezogen werden, daher ist die Funktion nur in eine Richtung alt -> neu korrekt möglich.

Warum wurden die alten Org-IDs abgelöst?

Die Ressourcen-Systeme in Personal- und Haushaltsabteilung wurden bisher getrennt voneinander verwendet, sollen jedoch im Zuge der Systematisierung der IT-Systeme zukünftig enger verzahnt die Arbeit unterstützen und so eine bessere konsistente Datenbasis für die Universität bereit stellen. Der Strukturbaum der Universität musste daher in allen Systemen mit einer neuen gemeinsamen Systematik ausgestattet werden, wodurch eine Umgestaltung zwingend notwendig wurde.

Wo wird die neue Org.-ID sonst noch benötigt?

In sämtlichen Vordrucken der Haushaltsabteilung, die Einnahmen oder Ausgaben begründen:
wie z.B. bei

  • Anforderungen für Beschaffungen,
  • Bewirtungs- und Repräsentationsausgaben,
  • Abrechnung von Gastvorträgen,
  • Reiseabrechnungen,
  • Erstattungen,
  • Ausstellung von Spendenbescheinigungen,
  • etc.

Gibt es alte Org-ID’s, die in mehrere neue Org-IDs aufgeteilt wurden?

Ja, sehr wenige.
Diese stellen  Ausnahmefälle dar, in denen keine 1:1 sondern eine 1:n Übersetzung notwendig war, welche jedoch nur Abteilungsintern Bedeutung haben. Die betreffenden Bereiche wurden im Vorfeld informiert.

Wie setzt sich das Buchungskonto zusammen und was ist die "Kontoebene1"?

Die "Kontoebene1" ist ein Teil des Buchungskontos und dient der eindeutigen Verortung der Mittel in einen organisatorischen Bereich oder ein Projekt innerhalb der Universität.

Das Buchungskonto ist insgesamt wie folgt strukturiert:
Kapitel   Titel        Untertitel (UT)    Kontobene1    Ausgabeart

  • Kapitel: Bei universitätseigenen Mitteln 1414, andere Kapitel nur bei speziellen Landesmitteln
  • Titel: Bezeichnung einer Ausgabenart z.B. für Personal i.d.R. 429+Titelgruppe (TG), für Sachausgaben 547+Titelgruppe, für Investitionen 812+Titelgruppel (HH-TG z.B. 71 für Forschung und Lehre, 74 Qualitätssicherungsmittel, DrittM.-TG 90 Zuwendungen der EU usw..)
  • Untertitel: zweistellige Ziffer, weitere Spezifizierung des Titels (z.B. in TG 71 UT 01 für Fachbereiche, UT 03 für Grundbeträge)
  • Kontoebene1:
    Beinhaltet die 10-stellige Systematik der Organisations-ID     - z.B. 2234141101
    2 für einen Fachbereich als Organisationsbereich
    2  für die Geisteswissenschaftliche Sektion,
    3 für den Fachbereich Literatur-, Kunst- und Medienwissenschaften
    4 für das Fach Romanistik
    + eine 6-stellige Ziffernfolge für die konkrete Verortung innerhalb einer AG
    oder die 8-stellige Projektkontonummer
  • Ausgabeart: 4stellige , Feingliederung der Ausgabeart laut Vorgabe der Geldgeber z.B. 0213 für Reisekosten, 0211 für Verbrauchsmaterial, usw. (wird nur bei Drittmitteln verwendet)

Wie erkenne ich eine Projektnummer?

Projektnummern haben i.d.R. an der dritten Stelle die Ziffer“ 9“ und wurden nicht um geschlüsselt.

Beispiel:     14954817 (nn9nnnnn)