Aktenaussonderung und Anbietung von Unterlagen

Haben Sie Unterlagen oder Daten, die Sie dem Universitätsarchiv anbieten möchten? Dann können Sie sich gerne mit uns telefonisch oder per E-Mail in Verbindung setzen. Wir sprechen mit Ihnen dann das genaue Verfahren durch und organisieren die Übernahme.

Wer kann dem Archiv Unterlagen anbieten?

Neben den Einrichtungen und Stellen, die der gesetzlichen Anbietungspflicht unterliegen (u.a. Rektorat, die Verwaltung, zentrale Einrichtungen, Sektionen- und Fachbereiche) können alle Universitätsangehörigen ebenso wie Privatpersonen dem Archiv Unterlagen anbieten. Über die Archivwürdigkeit des Materials entscheiden wir in Absprache mit Ihnen. Für die Übergabe von Vor- und Nachlässen können auch spezifische Regelungen vereinbart werden. Als abgebende Stelle bzw. Person haben Sie während den Öffnungszeiten des Archivs jederzeit uneingeschränkt Zugriff auf Ihre Akten.

Was passiert mit den Unterlagen nach der Abgabe an das Archiv?

Nach einer Bewertung der angebotenen Unterlagen werden diese in die Magazinräume des Archivs transportiert. Dort werden Sie fachgerecht verpackt und in säurefreien Archivschachteln dauerhaft sicher gelagert. Elektronische Daten werden in unser digitales Magazin überführt (DIMAG). Als Nachweis erhalten Sie eine Liste, in der das Schriftgut aufgeführt ist, das Sie an das Archiv abgegeben haben. Zeitnah erfolgt eine archivische Erschließung des Materials, um dieses für die wissenschaftliche Forschung und für die Bereitstellung sachlicher Informationen nutzbar zu machen.

Sind sensible Inhalte und Daten im Archiv geschützt?

Alle Unterlagen und Daten, die dem Archiv übergeben werden, unterliegen den gesetzlichen Sperr- und Schutzfristen, die im Landesarchivgesetz Baden-Württemberg festgeschrieben sind. Dort wird bestimmt, dass Archivgut nicht vor Ablauf von 30 Jahren seit Entstehung der Unterlagen genutzt werden darf. Unterlag Archivgut Rechtsvorschriften über Geheimhaltung, darf es frühestens 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Bezieht es sich nach seiner Zweckbestimmung auf eine natürliche Person, so darf es frühestens 10 Jahre nach deren Tod genutzt werden; kann der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festgestellt werden, endet die Sperrfrist 90 Jahre nach der Geburt. Für Archivgut, das personenbezogene Angaben enthält, gelten darüber hinaus die Bestimmungen des Datenschutzes.