Merkblätter für Nutzer zur sicheren Nutzung der Geräte sollten an allen Aufstellungsorten aushängen.
Beispiel:
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Informationsblatt zur sicheren Nutzung von Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten
Behandlung gedruckter bzw. nicht abgeholter Dokumente
Ausgedruckte Dokumente sollen zeitnah abgeholt und Fehldrucke entsprechend Ihrer Sensibilität entsorgt werden.
Dokumente, die keinem*keiner Nutzer*in zugeordnet werden können, sollen eingesammelt oder besser direkt mit einem Shredder vernichtet werden.
Umgang mit sensiblen Dokumenten
Als vertraulich klassifizierte Informationen sollen nicht an allgemein zugänglichen Geräten unbeobachtet ausgedruckt bzw. vervielfältigt werden. Dies erschwert es Unbefugten, Druckausgaben zu kopieren oder mitzulesen.
Wenn das Gerät die Möglichkeit besitzt, Druckaufträge erst nach einer Authentisierung direkt am Gerät (bspw. mit einer persönlichen PIN) auszudrucken, verhindert dies, dass ausgedruckte Dokumente bis zur Abholung im Ausgabefach verbleibend eingesehen werden können.
Gerätespezifische Hinweise und Anweisungen
… z.B. Hinzufügen des Druckers und Einrichtung verschlüsselter Druckauftragsübermittlung